Características do módulo de DIRETÓRIO DE ARQUIVOS

O módulo é para compartilhamento de arquivos e documentos importantes, é como um drive dentro da intranet, podendo ou não ter arquivos compartilhados com outros companheiros ou times. 

Por que usar o módulo diretório de arquivos?

• Permite adicionar pastas, arquivos e links

• Rápido compartilhamento de arquivos;

• Fácil acessibilidade e aumento de produtividade;

Como acessar? 

Pelo menu lateral (esquerdo), você pode encontrar no grupo de módulos Intra Produtividade > Diretório de arquivos.

Funcionalidades

Organização dos Arquivos

Dentro do módulo encontramos alguns botões:

Cada botão direciona para uma área diferente do diretório, Veja abaixo o que representa cada uma dessas áreas.

Meus arquivos:  Tudo aquilo que você criar seja pasta, arquivo e/ou link, será apresentado neste menu inicialmente como "Privado".

Público: Pastas, arquivos ou links que os colaboradores tornaram público no módulo diretório de arquivos.

Compartilhados Comigo: Pastas, arquivos ou links compartilhados contigo e/ou também com outros colaboradores.

Recentes: Pastas, arquivos ou links enviados recentemente.

Criação de Arquivos

Quando habilitado, o usuário conseguirá visualizar a opção "Adicionar" que permite a criação de pastas, arquivos e/ou links dentro do módulo. Caso você não possua permissão, contate o administrador de seu sistema para realizar a liberação.

Afim de detalhar melhor, deixaremos aqui alguns artigos sobre a criação de cada um dos tipos de arquivos que o modulo permite.

Criar pasta: Como CRIAR uma pasta no DIRETÓRIO DE ARQUIVOS?
Criar arquivo: Como ADICIONAR um arquivo no DIRETÓRIO DE ARQUIVOS?
Criar link: Como ADICIONAR um link no DIRETÓRIO DE ARQUIVOS?

Ações

Todos os arquivos possuem ações que podem ser executadas, porém cada uma delas é apresentada de acordo com a permissão do usuário no arquivo como, por exemplo, pessoas compartilhadas em um arquivo podem atualizar o arquivo, porém não podem movê-lo.

Abaixo explicamos detalhadamente cada uma das ações. 

Detalhar: Apresenta todos os detalhes do arquivo, como última modificação, tamanho, tipo de arquivo, versão, além de poder comentar sobre.

Visualizar: Ver o arquivo na mesma tela. O sistema permite você visualizar o arquivo sem sair na mesma página, permitindo também o download do arquivo

Mover para: Movimentar o arquivo dentro do diretório. Perceba que o sistema lhe indica a visibilidade das pastas.

Renomear: Mudar o nome do arquivo. Caso seja necessário alterar o nome do arquivo adicionado.

Baixar: Fazer download do arquivo. O sistema permite salvar o arquivo em uma pasta específica ou diretamente na pasta de download, dependendo da configuração de seu navegador.

Quem Baixou?: Visualizar os colegas que baixaram esse arquivo. O sistema indica quais os colaboradores (incluindo você) que já realizaram o download do arquivo.

Bloquear download : Não permitir que colegas possam baixar o arquivo. o sistema vai lhe indicar que foi bloqueado com êxito. 

Compartilhar: Enviar para outros colaboradores o arquivo. O sistema abre a interface de compartilhamento, onde você poderá filtrar os colaboradores por unidade, departamento, cargo e nome, e também permite que você notifique o compartilhamento pelo e-mail que está cadastrado no perfil do usuário que foi compartilhado 

Atualizar Arquivo: Subir novo arquivo atualizando o que já estava. O sistema abrirá a interface para que você selecione um novo arquivo para substituir o anterior.

Tornar Público: Compartilhar estes arquivos com todos os colaboradores da intranet. O sistema abre uma caixa de confirmação se você quer tornar este arquivo público onde você pode confirmar ou cancelar. 

Excluir: Eliminar o arquivo da intranet. O sistema abre uma caixa de confirmação se você quer realmente excluir o arquivo onde você pode confirmar ou cancelar. 

Algumas ações para links são diferentes, são elas:

Editar link: O funcionamento é muito parecido com o atualizar arquivo, porém a interface de edição é como a que aparece no momento de adicionar o link.

Restringir acesso: Bloquear o acesso a outros colaboradores. O sistema abre uma caixa de confirmação se você quer realmente excluir o arquivo onde você pode confirmar ou cancelar. 

Filtro

Dentro do módulo, na parte superior (direita) também podemos filtrar os arquivos por: Data de modificação, tipo de diretório (Meus Arquivos, Arquivos Públicos e Arquivos Compartilhados) e por palavra-chave. 

Notificações

O diretório possui algumas notificações que são: e-mail e globo. No e-mail será enviado apenas se no momento da criação for selecionada a opção "E-mail". Já no globo, será apresentado sempre que um novo arquivo/pasta/link for compartilhado com você ou uma nova versão de um arquivo compartilhado com seu usuário for enviada.

Lembrete: Todo comportamento depende da configuração dos administradores da intranet