Como ADICIONAR DOCUMENTOS no módulo ASSINATURAS ELETRÔNICAS?

Modificado em Wed, 04 Oct 2023 na (o) 01:53 PM

LIBERANDO AS PERMISSÕES DO MÓDULO

Para gerenciar o módulo é necessário verificar se as permissões estão liberadas.


Para isso, acesse o Painel Administrativo>Recursos Humanos>Permissões>Recursos Humanos>Assinaturas Eletrônicas e verifique se a permissão "Gerenciar Assinaturas Eletrônicas" está habilitada para seu papel:



No Painel Administrativo

Após habilitar a permissão, o módulo Assinaturas Digitais estará disponível em Recursos Humanos:


ETAPAS PARA CADASTRAR UM DOCUMENTO

1) Criando uma categoria

Primeiramente é necessário criar uma categoria de documentos, para isso, clique em "Adicionar Categoria":






Defina um nome para a categoria e clique em "Salvar". A mensagem abaixo será exibida, indicando que a categoria foi cadastrada com sucesso.



2) Adicionando um documento

A próxima etapa é adicionar o documento desejado, para isso, clique em "Adicionar Documento":





Na tela seguinte, selecione a categoria, nome e tipo do documento (texto ou PDF).


Após cadastrar, clique em "Próxima Etapa":



3) Selecionando a visibilidade e vinculando os ASSINANTES no documento

Selecione a visibilidade, escolhendo entre "Público" e "Privado":



Com a visibilidade "Público", todos os usuários da intranet serão selecionados como assinantes do documento.


Selecionando "Privado", o administrador poderá direcionar o documento para uma Unidade, Departamento, Cargo ou Colaborador(es) específicos


Ao adicionar um assinante, o mesmo será exibido no campo "Relatório dos Assinantes":



4) Selecionando a visibilidade e vinculando os LEITORES no documento

Na próxima etapa será possível adicionar leitores no documento. 


Selecione entre "Público" ou "Privado", seguindo a mesma regra anterior.


Os usuários adicionados como leitores serão exibidos em "Relatório dos Leitores":



  • Qual a diferença entre assinantes e leitores?

    Assinantes é o grupo de pessoas que irão visualizar e dar o aceite (assinatura) no documento;
     

    Leitores apenas irão visualizar o documento e marcar na opção "LIDO". 


5) Revisando as informações

Ao finalizar, serão exibidas as configurações do documento:



Revise as informações, e caso estiver tudo certo, clique em "Publicar Documento".


Caso não desejar publicar o documento no momento, o mesmo ficará salvo em "Assinaturas Digitais>Relatório". Assim, o administrador pode cadastrar um documento, mas publicá-lo somente no momento desejado.


Para visualizar a lista de documentos acesse "Assinaturas Eletrônicas>Relatório":




No exemplo acima, o documento foi cadastrado, mas não foi publicado.

Um documento que ainda não foi publicado, permite a edição dos dados. Após a publicação, a edição não é mais permitida. 



6) Edição do documento

Caso for necessário realizar a edição de algum dado do documento antes da publicação, o administrador poderá realizá-la localizando o documento no relatório e clicando em Selecione>Editar:



7) Ativando o documento

Para ativar o documento, clique em Selecione>Ativar:


8) Publicando o documento


Caso o documento não tenha sido publicado, após ativá-lo, clique em Selecione>Editar, siga todas as etapas novamente até que a opção "Publicar Documento" seja exibida:



Observação: para que o documento seja exibido para os usuários, é necessário ativá-lo e publicá-lo.


Após a publicação, o documento ficará disponível para assinatura ou leitura em Meu Perfil>Assinaturas Eletrônicas.


Para saber mais, confira o artigo:
Como VISUALIZAR, LER e ASSINAR um documento pelo módulo ASSINATURAS ELETRÔNICAS?


Em caso de dúvidas, entre em contato conosco:

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